Ajuda

O sistema de Requerimentos substitui a caminhada entre os balcões do campus. Você pede o documento pelo sistema; ele avisa por e-mail cada coordenadoria que aquele documento exige; cada uma responde uma única pergunta — “essa pessoa deve algo ao setor?” — e, quando a última liberação entra, o documento é emitido automaticamente.

O que sai daí é um comprovante de nada consta, emitido pelo Campus Aracruz e validado pelas coordenadorias que precisam atestar que você não lhes deve nada. Ele é meio, não fim: serve para instruir a emissão do documento que você realmente quer — diploma, trancamento de matrícula e afins, no caso de aluno; progressão e afins, no caso de servidor.

Não existe etapa humana entre a última liberação e o arquivo na sua mão. Ninguém no CRA precisa aprovar depois dos setores. Se todos liberaram e o documento não apareceu, isso é uma falha a relatar — não uma fila esperando alguém.

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   Você abre o requerimento

   Escolhe o assunto, depois o documento. O sistema mostra, antes de confirmar, quais setores serão consultados e quais pré-requisitos o regulamento exige.

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   Os setores são avisados por e-mail

   Todos ao mesmo tempo, não em sequência. Cada setor vê o pedido na sua fila e responde quando puder.

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   Cada setor libera ou aponta uma pendência

   Quando aponta pendência, o setor escreve o que está pendente e você recebe esse texto por e-mail e na tela do pedido. Resolvido o débito no setor, ele marca “sem pendências”.

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   O documento é emitido sozinho

   Com todas as liberações, o PDF é gerado com protocolo, QR code de validação e a lista de quem liberou. Você recebe um e-mail e o botão de download aparece no pedido.

O sistema trabalha com dois eixos independentes. O vínculo (aluno ou servidor) define qual catálogo de documentos você enxerga. Os papéis (atender a fila de um setor, coordenar um setor, administrar) definem o que mais aparece no menu. Os dois convivem: um servidor da Biblioteca atende a fila e continua podendo abrir os próprios requerimentos.

Aluno

Solicita documentos acadêmicos, acompanha os próprios pedidos e baixa o que foi emitido.

Servidor

Solicita os documentos do catálogo de servidor e pode consultar o nada consta de alguém.

Servidor de setor

Além do acima, atende a fila do seu setor: libera ou registra pendência. Vê apenas a fila do próprio setor.

Coordenador de setor

Além do acima, escreve as respostas padrão de pendência do setor e escolhe quem mais pode editá-las.

Administrador (CRA)

Vê todos os requerimentos do campus, mantém o catálogo de documentos e as exigências de cada um, cadastra setores, concede acessos e lê a auditoria.

Quem entra e não é reconhecido como aluno nem como servidor vê a tela “Não reconhecemos seu perfil”. Isso é permissão faltando no sistema de contas do campus (IAM), não senha errada — o sistema se recusa a adivinhar, porque um chute daria a um desconhecido acesso a dados de terceiros.

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   Entre no sistema

   O login é feito no sistema de contas do campus, com o mesmo usuário e senha dos demais serviços. Esta aplicação nunca recebe a sua senha.

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   Abra “Novo requerimento”

   A escolha tem duas etapas: primeiro o assunto (situação da matrícula, matrícula em disciplinas, mudanças e transferências, documentos e certificados), depois o documento em si.

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   Leia os pré-requisitos antes de confirmar

   Cada documento mostra os setores que serão consultados e as condições que o regulamento impõe — prazo do calendário acadêmico, limite de vezes, anexos obrigatórios. Essas condições não são verificadas pelo sistema: quem confere é o CRA, no processo.

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   Escreva uma observação, se ajudar

   O campo é opcional e fica visível no histórico do pedido. Use-o para contexto (“preciso para matrícula em outra instituição até dia 30”), não para dados sensíveis.

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   Confirme

   O pedido recebe um protocolo no padrão institucional — IFES ARA NCA 2026 000123 K — e os setores são avisados em seguida.

   O número diz de onde veio: IFES, o campus (ARA, Aracruz), o sistema (NCA, nada consta), o ano e o sequencial. A última letra é um dígito verificador: ela existe para que um número digitado errado seja recusado na hora, em vez de encontrar o pedido de outra pessoa. Ao informar o protocolo, tanto faz digitar com ou sem espaços.

“Meus requerimentos” lista todos os seus pedidos. Abrindo um deles, você vê a situação de cada setor, o texto que o setor escreveu quando há pendência, e a linha do tempo com quem fez o quê e quando.

Estados do requerimento

Aguardando setores

Todos os setores exigidos foram avisados e ao menos um ainda não respondeu. Nada é preciso da sua parte.

Com pendência

Ao menos um setor registrou algo pendente. O texto do setor diz o que fazer — e é com esse setor que se resolve, presencialmente, não pelo sistema.

Liberada

Todos liberaram e o documento está sendo gerado. É um estado de passagem, de segundos. Se ele durar, avise o CRA: a emissão falhou e pode ser reexecutada.

Documento emitido

O PDF existe e está disponível para download na própria página do pedido.

Cancelada

Você desistiu do pedido antes da emissão. Ele continua no seu histórico com tudo o que já havia sido registrado, e os setores não registram mais nada nele.

Estados de cada setor

Aguardando

O setor foi avisado e ainda não respondeu.

Liberado

O setor afirmou que você não deve nada a ele. Fica registrado quem liberou e quando.

Pendência

O setor registrou um débito e descreveu o que é. Resolvido no balcão, o próprio setor muda a resposta — e o pedido volta a andar sozinho.

Cancelar um pedido

Enquanto o documento não foi emitido, o botão Cancelar requerimento fica no fim da página do pedido. Ao cancelar:

• os setores que ainda não responderam deixam de precisar responder e são avisados por e-mail;
• o pedido permanece no seu histórico, marcado como cancelado, com tudo o que já havia sido registrado — nada é apagado;
• o documento volta a ficar disponível para um novo pedido, que recomeça o ciclo de liberação do zero;
• o motivo é opcional; quando escrito, ele fica no histórico e vai no aviso aos setores.

• O aviso de emissão chega por e-mail, no endereço que o sistema de contas do campus informa, e o PDF vai anexado nessa mensagem. O download continua disponível na página do pedido e na lista.
• O PDF traz o protocolo, um código de verificação, a data de emissão, a validade e a lista dos setores que liberaram, com nome e data de cada liberação.
• Validade. O prazo é definido pelo CRA para cada documento e vem impresso no próprio arquivo. Ele existe porque a afirmação envelhece: um empréstimo na biblioteca no dia seguinte já a torna falsa.
• Precisa de outra via? Baixe o mesmo arquivo quantas vezes quiser. Se o prazo venceu, abra um novo requerimento — o ciclo de liberação recomeça, porque é justamente isso que o documento atesta.
• Link de validação. A página do pedido traz um link público de validação, pronto para copiar. Envie-o junto com o PDF: quem recebe confirma a autenticidade sem precisar de conta no campus, e a página não mostra nenhum dado seu. O mesmo endereço está no QR impresso no documento.
• O arquivo nunca é servido por um link público: o download passa pelo sistema, que confere a sessão e registra o acesso.

Sua tela é a Fila do setor, e ela tem uma pergunta só: essa pessoa deve algo ao setor? Você não precisa conhecer o catálogo de documentos nem o fluxo.

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   O aviso chega por e-mail

   Você não precisa vigiar a fila. Cada requerimento que depende do seu setor gera um e-mail; se ele não chegou, o item continua na fila do mesmo jeito.

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   Responda: sem pendências ou pendência

   “Sem pendências” é um clique. Para registrar pendência, o texto é obrigatório — ele é o que a pessoa lê para saber o que fazer. Diga o que é, onde resolver e com quem.

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   Use as respostas padrão, se houver

   A coordenação do setor pode ter cadastrado textos prontos para as pendências que se repetem. Escolher um preenche o campo e você ainda pode ajustar antes de enviar.

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   Quando a pessoa resolver, mude a resposta

   As pendências que você registrou ficam agrupadas em “Pendências que você registrou”. Marcar “sem pendências” lá encerra a sua parte — e se for a última liberação, o documento sai automaticamente.

Detalhes que evitam dúvida:

• Perguntaram sobre um protocolo? A busca no alto da fila encontra qualquer pedido que tenha passado pelo seu setor — inclusive os já respondidos, emitidos ou cancelados — por protocolo, nome ou matrícula. Serve exatamente para a pergunta de balcão: “e o meu protocolo, como está?”. Cada busca fica registrada com o seu nome na auditoria.
• Você vê apenas a fila dos setores que atende, e a busca respeita a mesma fronteira. Um servidor da Biblioteca não enxerga o que a CAE respondeu.
• Nada é apagado. Rever a própria resposta cria um novo registro na linha do tempo, com o seu nome — a resposta anterior continua existindo.
• Requerimentos já emitidos ou cancelados não aceitam nova decisão. Um pedido cancelado pelo solicitante sai da sua fila de respostas e passa a constar no filtro Canceladas, no alto da tela — é lá que se confirma que o protocolo sumiu por desistência, e não por falha.
• Quem atende a fila é definido no sistema de contas do campus. Se você deveria ver uma fila e não vê, é mapeamento de permissão — e a mudança só vale no próximo login.

O menu Respostas padrão aparece para quem coordena um setor e para quem o coordenador autorizou. Ali você escreve, uma vez, o texto das pendências que o setor repete toda semana.

• Cada resposta tem um título curto (o que aparece na lista da fila) e o texto que vai para o solicitante.
• O texto é sugestão, não trava: quem responde na fila pode ajustá-lo antes de enviar.
• Respostas podem ser desativadas sem serem apagadas, e a tela mostra quantas vezes cada uma foi usada.
• Você pode autorizar servidores do seu setor a manter esses textos. Quem recebe a autorização edita os textos, mas não escolhe novos editores — delegar não se propaga. E a autorização não sobrevive à perda do acesso ao setor.
• Administrar o sistema não dá esse direito: o texto que sai para o aluno é do setor que o aponta.

Todos os requerimentos

Toda a movimentação do campus, das mais recentes para as mais antigas, com filtro por situação.

Documentos e exigências

O catálogo. Cada documento declara quem pode solicitá-lo (aluno, servidor ou ambos), se exige nada consta, quais setores precisam liberar, os pré-requisitos exibidos ao solicitante, a base legal e a validade em dias. Um documento pode ser desativado sem ser excluído.

Setores

Cadastro, sigla, e-mail que recebe os avisos, ordem de exibição e as permissões do sistema de contas que dão acesso à fila e à coordenação do setor. Trocar essas permissões não exige nova versão do sistema.

Acessos

As duas concessões que o sistema faz por conta própria: administrar e coordenar um setor. Atender a fila não se concede aqui — vem do IAM.

Auditoria

Como o fluxo está andando, quem mudou qual regra (com o antes e o depois), quem consultou dado de terceiro e a situação da fila de e-mails, com reenvio do que falhou.

Testar como (simulação)

A barra no topo permite ao administrador ver o sistema como um aluno ou como um setor. A auditoria sempre grava quem realmente agiu, marcando que estava em simulação.

Duas regras que costumam surpreender:

• A exigência é congelada na abertura. Mudar os setores de um documento afeta os próximos pedidos, não os em andamento — quem já está esperando não vê o seu pedido mudar de forma sem explicação.
• Concessões e remoções valem no próximo login da pessoa, quando o perfil é lido de novo.

Há duas formas, para situações diferentes.

• A senha nunca passa por aqui. A autenticação acontece no sistema de contas do campus; esta aplicação recebe apenas a identidade já verificada.
• Leituras de dado de terceiro são registradas. Consulta interna e download de documento gravam quem acessou, quando e de onde.
• Liberações não são reescritas. Uma liberação é uma afirmação sobre uma pessoa: quem afirmou e quando não se apaga. Revisões entram como novos registros.
• A auditoria grava a pessoa, não o personagem. Um administrador em simulação aparece pelo próprio nome.

Estas não são falhas: são fronteiras deliberadas. Saber delas evita esperar por algo que não vai acontecer.

• Não verifica pré-requisitos acadêmicos. Matrícula ativa, prazo do calendário, número de trancamentos já usados, vaga disponível — tudo isso é exibido e conferido pelo CRA no processo. O sistema não conversa com o sistema acadêmico.
• Não protocola o requerimento final no CRA. O nada consta é a peça que instrui esse pedido final; protocolá-lo continua sendo um passo à parte, pelo canal que o CRA indicar.
• Não resolve pendências. Devolver o livro, a chave, o instrumento ou o bem patrimoniado é presencial, no setor. O sistema só transporta a informação.
• Não distingue curso técnico de graduação. Onde os dois regulamentos divergem, o catálogo adota a regra mais exigente. É uma escolha do campus, e ela pode fazer um documento pedir uma liberação que o seu nível de curso não exigiria.
• Não desfaz um documento já emitido. Cancelar existe apenas enquanto o pedido está em andamento. Depois de emitido, o PDF já pode estar instruindo um processo fora do campus — se ele não serve mais, basta não usá-lo: a validade expira sozinha.
• Cancelar não apaga nem quita nada. O pedido cancelado permanece no histórico, e a pendência que um setor apontou continua sendo um débito com aquele setor — o cancelamento encerra o requerimento, não a devolução do livro.
• Não permite anexar arquivos. Histórico parcial, ementas e planos de ensino, quando exigidos, vão no requerimento final ao CRA, não aqui.
• Não avisa por WhatsApp ou SMS. O único canal de aviso é o e-mail institucional.
• Não escolhe quem atende cada fila. Isso vem do sistema de contas do campus, e mudanças só valem no próximo login.

Uma pendência específica

O setor que a registrou. O texto da pendência diz onde resolver.

Prazo, exigência ou o requerimento final no CRA

A Coordenadoria de Registros Acadêmicos (CRA).

Pedido travado, documento não emitido, dado errado

O CRA, sempre com o número do protocolo em mãos.

Login, perfil não reconhecido, acesso a fila

A Coordenadoria de Tecnologia da Informação.

E-mails que não chegam

O CRA verifica a fila de envio na auditoria e pode reenviar.

Entrar no sistema